Un Approval Workflow è un processo che semplifica la fase di approvazione di un'attività stabilendo un percorso standard di documenti, proposte o altri elementi che possono essere approvati o rifiutati.
Nel mondo odierno, caratterizzato da un ritmo frenetico, le aziende sono in continua ricerca di efficienza e produttività: un ambito in cui spesso si incontrano sfide è il processo di approvazione, o approval workflow.
I metodi tradizionali di approvazione, come moduli cartacei, notifiche via e-mail e interminabili scambi di messaggi, possono risultare lenti e soggetti a ritardi. Tuttavia, con l'avvento del cloud computing e l'implementazione di workflow di approvazione, le aziende possono razionalizzare i loro processi decisionali, ottenendo risultati più rapidi.
Prima di addentrarci nei dettagli dell’approval workflow, è importante comprendere il concetto di cloud computing.
In sintesi, il cloud computing si riferisce alla fornitura di servizi di elaborazione tramite Internet. Invece di fare affidamento su server fisici o computer personali, le aziende possono dunque accedere a risorse come storage, applicazioni e database attraverso Internet, garantendosi maggiore flessibilità, scalabilità ed efficienza dei costi.
Il cloud computing offre diversi modelli di distribuzione, tra cui cloud pubblico, privato, ibrido e multicloud. Come intuibile, nel cloud pubblico le risorse sono condivise tra più organizzazioni, mentre nel cloud privato la struttura è dedicata a una singola organizzazione. I modelli ibridi e multicloud combinano elementi di cloud pubblici e privati, offrendo maggiore flessibilità e opzioni di personalizzazione.
Dal canto loro, i workflow di approvazione sono parte integrante dei processi aziendali che richiedono revisione e approvazione da parte di più stakeholder. Che si tratti di una richiesta di acquisto, di un rapporto di spesa, di una richiesta di ferie o di un’approvazione di documenti, avere un approval workflow snello e standardizzato può notevolmente migliorare l'efficienza e l'accuratezza.
Ciò premesso, l'implementazione dei workflow di approvazione nel cloud consente alle aziende di semplificare e automatizzare i processi di approvazione. Stabilendo un sistema di inoltro standardizzato, le aziende possono garantire che ogni elemento passi attraverso appropriate fasi di revisione e approvazione, eliminando la necessità di moduli cartacei manuali, notifiche via email e costanti solleciti.
Tra gli approval workflow più utili e diffusi spiccano naturalmente quelli che consentono di gestire in modo più efficace le richieste di offerte e preventivi fra venditori e sales manager.
Nel processo di approvvigionamento, d’altronde, gestire le richieste di beni o servizi può essere un compito complesso. Con un workflow di approvazione basato sul cloud, invece, le aziende possono automatizzare parte delle operazioni razionalizzando il processo di acquisto, riducendo i ritardi e garantendo sempre la conformità alle politiche organizzative.
L'implementazione di workflow di approvazione offre numerosi vantaggi alle aziende, tra cui:
Aumento di produttività ed efficienza: i workflow di approvazione eliminano la documentazione cartacea manuale, riducono i ritardi e automatizzano compiti ripetitivi. I dipendenti possono così concentrarsi su attività più strategiche, portando ad un aumento di produttività ed efficienza.
Miglioramento dell'accuratezza: un processo strutturato e standardizzato, che minimizza il rischio di errori e sbagli. Stabilendo regole predefinite e criteri di approvazione, le aziende possono garantire che ogni elemento passi attraverso le appropriate fasi di revisione e approvazione, migliorando l'accuratezza e la conformità.
Maggiore responsabilità: i workflow di approvazione forniscono una chiara tracciabilità di chi ha esaminato e approvato ogni elemento. Si aumenta così la responsabilità all'interno dell'organizzazione, prevenendo errori e incomprensioni, e assicurando che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Collaborazione migliorata: i workflow di approvazione incoraggiano la collaborazione tra i membri del team. Automatizzando il processo di revisione e approvazione, i dipendenti possono lavorare insieme più efficacemente, migliorando la comunicazione e favorendo una comprensione condivisa degli obiettivi e degli scopi.
Riduzione dei costi: grazie a questi processi si elimina la necessità di documentazione cartacea manuale, riducendo oneri amministrativi e semplificando i processi. Si arriva così a importanti risparmi sui costi, poiché le aziende possono allocare risorse più efficientemente e ottimizzare le loro operazioni.
Miglioramento della conformità: in settori con requisiti normativi, i workflow di approvazione aiutano a garantire la conformità con gli standard e le normative del settore. Automatizzando il processo di approvazione e mantenendo una chiara tracciabilità, le aziende possono dimostrare facilmente la conformità e mitigare i rischi.
Maggiore visibilità e reporting: i workflow di approvazione basati sul cloud offrono una visibilità in tempo reale del processo di approvazione. Con capacità di reporting e analisi, le aziende possono monitorare e analizzare le prestazioni del processo di approvazione, identificare i colli di bottiglia e prendere decisioni basate sui dati per il miglioramento del processo.
Selezionare la giusta soluzione di approval workflow è fondamentale per le aziende che cercano di razionalizzare i loro processi di approvazione. Ecco alcuni fattori chiave da considerare nella scelta di una soluzione:
Facilità d'uso e navigazione: assicurarsi che la soluzione sia facile da usare e intuitiva, che permetta di navigare e interagire facilmente con il sistema.
Personalizzazione e integrazione: cercare una soluzione che offra opzioni di personalizzazione e integrazione fluida con altri sistemi, come sistemi ERP, HR o finanziari. Ciò consente il trasferimento automatico dei dati ed elimina la necessità di inserimento manuale dei dati.
Misure di sicurezza: valutare le misure di sicurezza implementate come l'autenticazione degli utenti e la crittografia dei dati. Assicurarsi che la soluzione sia conforme alle normative e agli standard pertinenti per proteggere le informazioni sensibili.
Reporting e analisi: considerare le capacità di reporting e analisi della soluzione di workflow. Cercare funzionalità che consentano di monitorare e analizzare le prestazioni del processo di approvazione, come i tempi di approvazione, le percentuali di approvazione e i colli di bottiglia.
La soluzione Apparound, ideale per gestire e digitalizzare i processi di vendita, permette di gestire flussi di approvazione, secondo le indicazioni del management aziendale.
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Un Approval Workflow è un processo che semplifica la fase di approvazione di un'attività stabilendo un percorso standard di documenti, proposte o altri elementi che possono essere approvati o rifiutati.
Gli Approval Workflow sono molto importanti perché aiutano a garantire che alcuni processi aziendali siano eseguiti in modo efficiente e accurato, offrendo un modo semplice e efficiente per valutare e approvare le alcune decisioni, con riduzione degli errori e delle risorse impiegate.
È un flusso tipicamente utilizzato nei processi di approvvigionamento per gestire le richieste di beni o servizi, mettendo in pratica e sicura comunicazione venditore e sales manager.
