Nel campo delle vendite riuscire a elaborare un’offerta consona alle esigenze del mercato, compilando velocemente e correttamente il preventivo, è un ottimo presupposto per ottimizzare le vendite, superando i limiti del tradizionale processo di acquisto e concludendo positivamente una trattativa, magari durata molto a lungo.
Sulla carta sembra tutto semplice, i fatti raccontano che le difficoltà sono innumerevoli e molto spesso capita che il potenziale cliente scelga un competitor perché ha saputo muoversi in modo più rapido, efficace e coordinato, facendogli meglio percepire la qualità e i benefici dei propri servizi/prodotti.
Qui non sono in ballo solo le abilità dei singoli venditori, quanto l’organizzazione aziendale in merito alla gestione complessiva dei processi di vendita.
Vediamo di capire quali sono gli svantaggi dei metodi di vendita tradizionali relativamente alla gestione del tempo, oltre ad analizzare le metodologie ad oggi più efficaci grazie all’innovazione tecnologica applicata a questo ambito.
L’organizzazione aziendale dei reparti Sales: l’incidenza del fattore tempo nell’ottimizzazione delle vendite
Secondo una ricerca condotta da GetMoreDone i commerciali impiegano solamente 10,8 ore settimanali, pari a circa il 22% delle ore complessive, per occuparsi effettivamente delle vendite.
Ciò che comporta un maggior dispendio di tempo sono i compiti amministrativi (23% del totale delle ore di ogni singolo commerciale) e, a seguire, la gestione degli ordini (12%).
A una attività delicata, quale la pianificazione che precede il contatto diretto e la gestione del post-vendita, viene dedicato appena il 10% del tempo complessivo, quando invece ci si aspetterebbe che questa parte impegnasse almeno la metà del loro tempo lavorativo.
Strumenti inadatti e dispersione delle informazioni
Gli esempi e le percentuali riportate sono chiare indicazioni di un’attività di vendita che non è strutturata con gli strumenti adatti a soddisfare le richieste del mercato odierno.
Ci riferiamo in particolare al mancato uso di software e piattaforme digitali, che obbliga i commerciali a:
-
operare attraverso depliant, brochure e listini prezzi cartacei o fogli di calcolo,
-
operare all’interno di un sistema digitale non integrato per la condivisione e aggiornamento delle informazioni, ad esempio con il CRM;
-
operare attraverso attività manuali e processi di vendita che dettano lunghi tempi di attesa dovuti a revisioni dell’offerta o attese per l’approvazione.
Tutto ciò si ripercuote notevolmente sulle performance, causando una mancata ottimizzazione delle vendite, dal momento che gli strumenti utilizzati non favoriscono la velocità nello scambio di informazioni tra Responsabile e Venditori.
La cosa assume contorni ancora più deficitari nel momento in cui un dipendente cambia azienda e l’attività svolta da questo sui contatti, diventa spesso irrecuperabile. A questo punto, recuperare lo storico delle trattative e delle offerte, attive, perse o vinte, diventa davvero complesso.
Analisi andamento e reportistica per ottimizzare le vendite
Un altro elemento fondamentale per il reparto vendita che necessita di molto tempo è quello relativo alla creazione dei report.
L’attività di analisi e monitoring che culmina nella creazione di report finalizzati alla valutazione dell’andamento delle vendite in un determinato periodo di tempo non deve semplicemente portare alla generazione di un documento “sterile”.
La reportistica periodica deve essere in grado di offrire informazioni dettagliate su prodotti, offerte, regioni più e meno produttive, garantendo la possibilità di identificare eventuali leve da poter utilizzare o adeguare per migliorare l’attività.
I documenti di analisi si basano spesso su dati incompleti, incoerenti e soggetti a errori frutto della compilazione manuale.
La forza vendita, al fine di migliorare la qualità delle proprie azioni e ottimizzare le vendite dovrebbe essere in grado di analizzare facilmente l’efficacia delle proprie attività, avendo la possibilità di individuare e formulare azioni in grado di portare a correttivi o miglioramenti.
Un software CPQ permette di consultare in qualsiasi momento una vastissima gamma di informazioni su clienti, prezzi di vendita, costi sostenuti, performance dei singoli venditori e molto altro.
All’interno della maggior parte dei sistemi CPQ sono attivabili di strumenti di analytics che aiutano le aziende a creare reportistiche più o meno dettagliate ed estrarre informazioni sull’andamento completo delle attività di vendita.
In questo modo i Sales Manager sono sempre al corrente si:
-
percentuali di trattative andate a buon fine,
-
obiettivi di budget raggiunti,
-
analisi specifiche per singoli territori, singoli venditori oppure prodotti/servizi
Chiaramente non è solo il reparto vendite a poter beneficiare di queste analisi. Anche i team Legal, Finance, Operations, Support e Product possono usufruire di migliore visibilità su ciò che sta performando e generando vendite e cosa non lo sta facendo.
La lentezza nella predisposizione dei preventivi
L’obsolescenza degli strumenti di vendita comporta inoltre una lentezza nella predisposizione dei preventivi.
Questo aspetto penalizza in modo sempre più consistente le percentuali di chiusura delle trattative. Senza contare il fatto che più i prodotti o i servizi sono complessi più la formulazione di preventivi con metodi tradizionali presenta tempi lunghi.
Un software CPQ migliora in modo significativo la celerità dell’intero percorso di vendita, riducendo al massimo i tempi richiesti dai sistemi tradizionali.
I software CPQ permettono ai venditori di:
-
Adottare un processo veloce e a prova di errore per configurare e valutare i prodotti o servizi più idonei da proporre al prospect.
-
Vedere in real-time l’impatto delle modifiche dei prezzi.
-
Generare preventivi e contratti da condividere ai clienti con un semplice clic.
Elenco dei punti critici legati ai sistemi tradizionali
Sistemi che non prevedono l’uso di strumenti digitali ad hoc necessitano di svariate azioni che i venditori sono chiamati a svolgere per ottimizzare le vendite. Attività che contemplano un elevata possibilità di errore, l’impiego di moltissime ore/uomo oltre a rallentare la presentazione delle offerte ai clienti.
Ci riferiamo in particolare a:
-
Utilizzo di dépliant di prodotto, cataloghi, listini, verificando di volta in volta la correttezza della versione in uso, dato che ciascuno di questi strumenti viene aggiornato o sostituito periodicamente dall’azienda.
-
Verifica delle politiche di sconto applicabili al singolo contratto a seguito di raffronti e approvazione da parte dei responsabili aziendali.
-
Calcoli soggetti a possibili errori di immissione dei dati o delle formule applicate.
-
Presentazione brevi manuali o via e-mail dell’offerta al cliente, corredata da cartelle o file allegati.
Non dimentichiamo poi i lunghissimi tempi necessari per il controllo, la revisione e l’approvazione del preventivo da parte di Manager, Responsabili delle BU oppure dal team Legal.
Se la correttezza della proposta è importante, gli aspetti legali connessi alla stessa lo sono ancora di più. Attraverso un processo manuale, termini, condizioni e altre clausole burocratiche e legali sono soggetti a possibili sviste. Un CPQ, invece, permette di automatizzare i passaggi chiave, riducendo drasticamente gli errori, il tempo impiegato per la creazione dell’offerta commerciale, ottimizzando l’intero processo d’acquisto.
In altre parole, si tratta di una soluzione innovativa che aiuta l’azienda a garantire la corretta determinazione dei prezzi, a fornire preventivi personalizzati, a snellire tutti i processi interni e a presentare al cliente un’offerta efficace e priva di errori.
