Una delle fasi più critiche e anche strategiche nel mondo del business, in particolare all’interno del settore B2B e per le aziende che offrono soluzioni SaaS, è il Contract Negotiating (CN) che in Italia conosciamo con il nome di Negoziazione Contrattuale. Il Contract Negotiating è un processo che prevede, oltre l’accordo sul prezzo e sui termini, anche gli aspetti legali, operativi e finanziari.
La Negoziazione Contrattuale è il processo, in cui tutte le parti coinvolte, discutono i termini di un accordo al fine di raggiungere un’intesa che porti vantaggio a tutti. È un momento fondamentale per poter creare contratti chiari e vincolanti che hanno lo scopo di regolare le relazioni commerciali tra le parti coinvolte.
Elementi che non mancano mai in una negoziazione contrattuale:
Termini finanziari: prezzi, modalità di pagamento e tempistiche.
Obblighi reciproci: responsabilità di ciascuna parte nell’ambito dell’accordo.
Durata del contratto: tempi di validità, clausole di rinnovo e rescissione.
Garanzie e risarcimenti: protezione legale e finanziaria in caso di violazioni.
Clausole di riservatezza: protezione delle informazioni sensibili.
Per le B2B, ossia Business to Business, i contratti non sono solo un documento legale ma anche la base per relazioni proficue e durature che vengono instaurate tra le parti.
Per le SaaS, ossia Software as a Service, i contratti hanno lo scopo di regolare l’utilizzo delle varie piattaforme tecnologiche. Molto spesso includono anche condizioni specifiche per l’erogazione del servizio, per il supporto tecnico e per l’aggiornamento del software.
Nel caso di quest’ultime ci sono degli aspetti particolari da tenere a mente durante:
Modelli di abbonamento: spesso i contratti includono clausole legate a tariffe ricorrenti e a piani di abbonamento.
Scalabilità: i clienti SaaS richiedono flessibilità per aumentare o diminuire il numero di utenti o le funzionalità utilizzate.
Sicurezza dei dati: le aziende chiedono garanzie su come i loro dati saranno gestiti e protetti.
Personalizzazioni: spesso i clienti richiedono personalizzazioni su misura, il che influisce sui termini contrattuali.
È importante che questa fase venga affrontata in modo strutturato per evitare incomprensioni e massimizzare i benefici fra le parti.
Preparazione
Questa prima fase è cruciale per raccogliere le informazioni necessarie e definire la strategia.
Discussione
È il momento del dialogo, in cui si individuano i punti chiave dell’accordo e eventuali disaccordi tra le parti. È molto importante mantenere un approccio collaborativo andando a cercare soluzioni che possano soddisfare le esigenze di tutte le parti coinvolte.
Revisione dei termini
In questa fase si analizzano tutte le proposte e se necessario si vanno a modificare. Durante la revisione dei termini è importante fare attenzione ai dettagli per evitare ambiguità e clausole non realistiche.
Formalizzazione
Quando si è raggiunto un accordo viene realizzato il contratto in forma definitiva e viene sottoposto a tutte le parti per essere firmato. Durante questa fase è importante coinvolgere esperti legali per garantire la validità e la conformità del contratto realizzato.
Durante la fase di negoziazione si possono verificare degli errori che possono compromettere l’efficacia dell’accordo. Vediamo quali sono i più comuni:
Mancanza di chiarezza: quando i termini non sono chiari o non sono stati ben definiti si possono causare incomprensioni anche future.
Focalizzarsi solo sul prezzo: ignorare tutti gli altri aspetti del contratto può portare a diversi problemi operativi. Alcuni di questi aspetti sono i tempi di consegna e il supporto tecnico.
Non coinvolgere tutte le parti interessate: per la buona riuscita della Negoziazione Contrattuale è importante che tutti i decisori siano allineati prima della firma.
Trascurare le implicazioni legali: clausole che non sono state formulate correttamente possono mettere a rischio la protezione legale dell’azienda.
Il Contract Negotiating può trarre notevoli vantaggi dall’utilizzo della tecnologia. Oggi infatti esistono piattaforme tecnologiche che stanno cambiando il modo in cui le aziende possono gestire la negoziazione contrattuale. Tra le varie soluzioni disponibili troviamo Apparound, in grado di semplificare l’intero processo di vendita, migliorando la trasparenza e garantendo la coerenza dei contratti.
Automazione: generazione automatica di documenti contrattuali personalizzati.
Collaborazione in tempo reale: possibilità di lavorare simultaneamente sui termini con tutte le parti interessate.
Tracciabilità: monitoraggio delle modifiche e delle approvazioni.
Integrazione: connessione con CRM e strumenti di gestione dei clienti per un flusso di lavoro continuo.
Ci sono delle strategie che è possibile applicare che possono garantire il successo di una Negoziazione Contrattuale, vediamo le principali:
Preparare alternative
Prevedere in modo tempestivo le richieste della controparte e avere pronte delle alternative da proporre. Questa attenzione al dettaglio è un segno di professionalità e aumenta la possibilità di chiusura positiva.
Evidenziare il valore aggiunto
Saper dimostrare come i termini proposti nel contratto siano in grado di portare vantaggi concreti e misurabile per l’altra parte.
Utilizzare il principio di Win-Win
Cercare delle soluzioni che massimizzano il valore per tutte le parti coinvolte contribuisce a costruire una relazione solida e a lungo termine.
Adottare un linguaggio chiarificatore
Utilizzare un linguaggio semplice e diretto nei termini contrattuali per non creare ambiguità.
Come abbiamo anticipato Apparound offre soluzioni tecnologiche pe la realizzazione di Contratti di Negoziazione semplificando ogni fase. La piattaforma nello specifico permette di:
Generare offerte dinamiche in pochi clic.
Gestire le modifiche ai contratti con una tracciabilità completa.
Integrare dati e processi per una gestione fluida e trasparente.
Grazie all’utilizzo dei strumenti tecnologici è possibile ridurre errori, migliorare l’efficienza e soddisfare tutte le parti coinvolte.
È importante evitare di trascurare i dettagli delle clausole, ad esempio i termini di consegna o gli obblighi reciproci. È inoltre fondamentale non dimenticare di coinvolgere tutte le parti decisionali o ignorare le implicazioni legali, questo perché può compromettere l’efficacia dell’accordo. Infine concentrarsi solo sul prezzo andando a trascurare gli aspetti come il supporto post-contratto.
La durata varia a seconda della complessità del contratto e del numero di stakeholder coinvolti. Una negoziazione standard può durare pochi giorni ma anche diverse settimane, mentre gli accordi più complessi come quelli nel settore SaaS possono richiedere mesi, soprattutto se è necessario fare personalizzazioni o revisioni legali dettagliate.
Strumenti come piattaforme di gestione dei contratti, software di CRM e soluzioni specifiche per la configurazione delle offerte (CPQ) semplificano il processo. Questi strumenti consentono di generare contratti personalizzati, monitorare le modifiche e automatizzare il flusso di approvazione, riducendo tempi ed errori.
Le modifiche contrattuali devono essere documentate attraverso un'appendice o un emendamento ufficiale. È importante che entrambe le parti approvino formalmente le modifiche e che queste siano integrate nel contratto originale per evitare ambiguità future.
Le clausole di riservatezza proteggono le informazioni sensibili scambiate tra le parti durante e dopo la negoziazione. Garantiscono che dati riservati, come strategie aziendali o specifiche tecniche, non vengano divulgati o utilizzati impropriamente.
Le competenze chiave includono la capacità di ascolto attivo, l’abilità di risolvere conflitti, la conoscenza delle normative contrattuali e la capacità di comunicare chiaramente. Inoltre, l’attenzione ai dettagli e una buona preparazione sulle esigenze della controparte sono indispensabili.
Un disaccordo può essere risolto identificando gli interessi comuni e proponendo compromessi che rispettino le priorità di entrambe le parti. Strumenti di mediazione, come una terza parte neutrale o piattaforme collaborative, possono facilitare il processo.
La mancata osservanza dei termini contrattuali può portare a richiami formali, penali o risoluzioni del contratto. È essenziale includere nel contratto clausole che specifichino le conseguenze di eventuali inadempienze, proteggendo entrambe le parti.
