Pro-rata è un termine utilizzato per descrivere un metodo di calcolo che determina il costo proporzionale per l'utilizzo parziale di un servizio o prodotto in base al tempo effettivamente trascorso rispetto al periodo di fatturazione totale.
La pro-rata rappresenta un metodo essenziale nel calcolo del costo per l'uso parziale di un prodotto o servizio, trovando applicazione in numerose transazioni commerciali per determinare un importo proporzionato al periodo di utilizzo effettivo.
Prendiamo, ad esempio, il caso di un cliente che sottoscrive un abbonamento mensile a un servizio il 15 luglio, con fatturazioni previste al primo di ogni mese. Attraverso la pro-rata, il costo viene calcolato per i soli 15 giorni di servizio usufruiti, piuttosto che per l'intero mese, evitando così di addebitare l'importo pieno corrispondente a 30 giorni.
In scenari di fatturazione basati sull'utilizzo – come nel caso di tariffe per telecomunicazioni o servizi pubblici – l'organizzazione incaricata della fatturazione monitora l'uso durante il mese in corso e il mese successivo, applicando la prorata per adeguare il costo al reale consumo del cliente.
Gli obiettivi principali della pro-rata includono:
Garantire una fatturazione equa per i beni e servizi effettivamente utilizzati dai clienti.
Semplificare i processi di fatturazione attraverso l'automazione dei calcoli per utilizzi parziali.
Minimizzare gli errori dovuti a calcoli manuali.
Questa modalità di tariffazione è particolarmente diffusa tra le aziende SaaS, operatori di telecomunicazioni, piattaforme di streaming e altre imprese basate su modelli di reddito ricorrente. Favorire il pagamento di importi effettuati con tale tecnica si traduce in un incremento dei tassi di ritenzione dei clienti, miglioramento dei tassi di conversione e, più in generale, un'ottimizzazione dell'esperienza cliente.
Curiosità: Sinonimi di utilizzo comune nel contesto includono "Pagamento Proratato" per riferirsi a un importo calcolato sulla base del tempo di utilizzo effettivo in un dato periodo contabile, "Fattura Proratata" per un documento che riflette tale pagamento, e "Pro-rata nella Fatturazione" come il processo di calcolo di tali importi.
Il principio alla base del calcolo della pro-rata è relativamente semplice: si divide l'importo totale del servizio o prodotto per il numero totale di giorni nel ciclo di fatturazione, e si moltiplica il risultato per i giorni di effettivo utilizzo.
Nonostante la semplicità concettuale, il calcolo manuale della pro-rata richiede attenzione e tempo, spingendo i team di fatturazione a focalizzarsi sul periodo di prorata e ad adottare una formula precisa per determinare l'importo esatto.
Il periodo in questione rappresenta la lunghezza di tempo tra l'inizio di un abbonamento e il suo primo ciclo di fatturazione applicabile.
Ad esempio, se un cliente inizia a utilizzare un prodotto basato su abbonamento il 15 luglio e i cicli di fatturazione sono mensili (30 giorni), avrà utilizzato 15 giorni di servizio.
La formula per calcolare la pro-rata è la seguente:
(Importo Totale Utilizzato ÷ Numero Totale di Giorni) × Periodo di Pro-rata = Pagamento Proratato
Nell'esempio sopra, l'importo totale utilizzato sarebbe di 15 giorni. Il numero totale di giorni in un mese sarebbe 30. E il periodo di pro-rata è di 15 giorni.
Il costo per questo uso parziale è calcolato dividendo il costo totale del prodotto o servizio (ad es., 100€) per 30 giorni, poi moltiplicandolo per 15 giorni:
(100 ÷ 30) x 15 = 50€
Questo significa che il cliente dovrebbe essere fatturato 50€ per i servizi utilizzati in un mese parziale invece dell'importo pieno (100€).
Il software CPQ aiuta le organizzazioni ad automatizzare i processi di preventivazione, prezzi, configurazione dei prodotti e ordinazioni, eliminando la necessità di calcoli manuali e riducendo gli errori di fatturazione. Quando si generano preventivi e fatture, i sistemi CPQ calcolano automaticamente il fattore di pro-rata per ogni cliente in base al ciclo di fatturazione, facilitando le operazioni e garantendo che i clienti paghino in modo equo per i beni e i servizi consumati.
Integrare la prorata nel processo di CPQ e fatturazione non solo ottimizza l'efficienza operativa, ma migliora anche l'esperienza del cliente. Questo approccio trasparente e giusto alla fatturazione rinforza la fiducia del cliente nell'organizzazione, promuovendo la lealtà e incentivando la continuità del servizio. Inoltre, semplifica la gestione delle variazioni di abbonamento e l'adeguamento dei piani di servizio, consentendo alle aziende di adattarsi con flessibilità alle esigenze in evoluzione dei loro clienti.
Pro-rata è un termine utilizzato per descrivere un metodo di calcolo che determina il costo proporzionale per l'utilizzo parziale di un servizio o prodotto in base al tempo effettivamente trascorso rispetto al periodo di fatturazione totale.
La pro-rata trova applicazione in diversi settori, inclusi ma non limitati a: servizi di abbonamento (come SaaS, streaming, telecomunicazioni), utenze pubbliche, assicurazioni, e qualsiasi altro settore che preveda un modello di fatturazione periodica o basata sull'uso.
La formula di base per il calcolo della pro-rata è: (Importo Totale Utilizzato ÷ Numero Totale di Giorni nel Ciclo di Fatturazione) × Numero di Giorni di Utilizzo = Pagamento Proratato.
I vantaggi includono una fatturazione più equa e trasparente, maggior soddisfazione e fidelizzazione dei clienti, riduzione degli errori di fatturazione e una gestione più efficiente delle variazioni di abbonamento.
Sì, consentendo pagamenti proporzionali al servizio utilizzato, la pro-rata può migliorare significativamente la percezione del cliente sulla giustizia dei costi, influenzando positivamente la sua lealtà verso il servizio o il prodotto offerto.
I sistemi CPQ (Configure, Price, Quote) automatizzano il calcolo della pro-rata, applicando moltiplicatori specifici per adeguare automaticamente i prezzi in base al periodo di utilizzo del cliente, semplificando così la generazione di preventivi e fatture accurate.
La pro-rata è più comunemente applicata agli abbonamenti che prevedono un modello di fatturazione periodica o basata sull'uso. Tuttavia, la sua applicabilità può variare in base alla politica aziendale e al tipo di servizio o prodotto offerto.
Se cancelli il tuo abbonamento a metà del ciclo, la pro-rata ti permetterà di pagare solo per il periodo effettivamente utilizzato, anziché l'intero ciclo di fatturazione, a seconda delle politiche specifiche dell'azienda fornitrice.
Le condizioni specifiche, come le penali per disdetta anticipata, dipendono dalle politiche contrattuali dell'azienda. In alcuni casi, la pro-rata può essere applicata per ridurre la penalità in base al tempo rimanente sul contratto, ma ciò varia da caso a caso.
Per verificare l'applicazione corretta della pro-rata, confronta il periodo di fatturazione con i giorni di servizio effettivamente utilizzati e il totale addebitato. In caso di discrepanze o dubbi, è consigliabile contattare direttamente l'azienda per un chiarimento.
