I software di Sales Force Automation (Automazione della Forza Vendita) sono strumenti finalizzati a supportare l’attività di vendita sia dal punto di vista del direttore commerciale che del singolo venditore.
Ma perché dotarsi di un software di Sales Force Automation? Quali sono le sue principali caratteristiche? Come si può ottenere il meglio da questa dotazione?
Come abbiamo già anticipato, il software di Sales Force Automation (SFA) è un particolare tipo di piattaforma che automatizza e snellisce i processi di vendita, le attività e i flussi di lavoro: sostituisce la necessità di tracciare manualmente i dati e di gestire le operazioni di vendita con metodi tradizionali come i fogli di calcolo, rendendo il tutto più sicuro, semplice e condivisibile.
Il software SFA è di fatti progettato per svolgere alcune delle principali funzioni legate alla gestione delle vendite, tra cui la generazione di lead, la gestione dei contatti e pipeline, le previsioni commerciali, l'elaborazione degli ordini, il supporto al servizio clienti e l'analisi. Automatizzando queste attività è possibile migliorare significativamente l'efficienza dell'azienda in termini di risparmio di tempo e di costi, aumentando al contempo la produttività complessiva.
Lo scopo di un software di SFA è sia di rendere molto più efficiente il lavoro commerciale in azienda, evitando a tale personale di incorrere nei tipici problemi di produttività: si pensi a un preventivo sbagliato, al dover prendere tempo durante una trattativa perché non si hanno le informazioni giuste o aggiornate e così via.
Gli strumenti di Sales Force Automation servono inoltre a consentire l’immediata comunicazione tra azienda e venditore: più in generale, è lecito affermare che assistono l’attività di quest’ultimo eliminando le procedure manuali e l’attività di data entry, e riducendo così il numero di errori e omissioni.
Anche se il software di automazione della forza vendita è uno strumento essenziale per semplificare le operazioni di vendita e migliorare la produttività, è bene condividere come non tutte le soluzioni software SFA siano uguali.
Possiamo per esempio individuare e distinguere:
Software di gestione dei contatti: aiuta le aziende a gestire i dati dei clienti, memorizzando informazioni come nomi, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi e-mail;
Software di previsione delle vendite: analizzando le tendenze delle vendite passate, può prevedere i volumi di vendita e i ricavi futuri;
Software di gestione del territorio: assegna zone ai singoli rappresentanti di vendita in base a fattori come la geografia o la specializzazione in una linea di prodotti;
Applicazioni mobili per la forza vendita: forniscono un accesso in tempo reale ai dati dei clienti, consentendo al team di vendita di aggiornare i record da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
Evidentemente, i software SFA possono integrare due o più di queste caratteristiche (o altre non elencate per brevità): la scelta del tipo giusto di programma dipenderà dalle proprie esigenze e dai propri obiettivi specifici. È dunque essenziale effettuare una ricerca approfondita prima di scegliere un sistema che sia in linea con gli obiettivi a lungo termine dell’organizzazione e con i vincoli di budget.
In genere il software di Sales Force Automation comprende diversi moduli che aiutano a snellire l'intero processo di vendita, dalla generazione del lead alla chiusura del contratto, automatizzando molte delle attività manuali associate alle vendite, come l'inserimento dei dati, le e-mail di follow-up, i promemoria e i report.
Tra i principali moduli del software SFA troviamo ad esempio quello della gestione dei contatti, che permette di tenere traccia di tutti i lead e i clienti in un unico luogo digitale, comprese le informazioni di contatto, la cronologia degli acquisti e qualsiasi nota o interazione avvenuta.
Un altro modulo chiave è la gestione delle opportunità, che permette di tenere traccia dei potenziali affari in ogni fase della pipeline di vendita, dall'interesse iniziale alla chiusura finale. Anche le previsioni di vendita possono essere realizzate attraverso i dati ottenibili con questo modulo.
Inoltre, alcune soluzioni SFA possono avere funzionalità di analisi integrate che forniscono preziose indicazioni sui modelli di comportamento dei clienti, basate sull’osservazione dei dati storici, consentendo così un migliore processo decisionale.
A questo punto del nostro approfondimento dovrebbero essere già piuttosto chiari quali siano i vantaggi dell’utilizzo di un software di Sales Force Automation.
Proviamo a sintetizzare i principali:
Snellisce i processi di vendita e automatizza attività ripetitive come la gestione dei lead, il monitoraggio dei contatti e la creazione di report. In questo modo si libera tempo prezioso per i rappresentanti delle vendite, che possono concentrarsi sulla creazione di relazioni con i clienti e sulla chiusura degli affari;
Fornisce analisi dei dati in tempo reale che offrono approfondimenti sul comportamento, le preferenze e i modelli di acquisto dei clienti. Con queste informazioni a portata di mano, i team di vendita sono meglio equipaggiati per personalizzare il loro approccio ai singoli clienti;
Consente ai team di collaborare in modo più efficace, condividendo le informazioni in un sistema centralizzato accessibile da qualsiasi luogo. In questo modo il programma contribuisce a ridurre gli errori di comunicazione e garantisce che tutti lavorino per raggiungere gli stessi obiettivi;
Contribuisce a migliorare la soddisfazione complessiva dei clienti, fornendo tempi di risposta più rapidi e un servizio più personalizzato.
Quando si tratta di scegliere il software di Sales Force Automation giusto per la propria azienda, è necessario considerare diversi fattori.
In primo luogo, è bene determinare quali siano le caratteristiche e le funzionalità specifiche di cui il team di vendita ha bisogno per migliorare la propria produttività: fare un elenco di tali requisiti prima di iniziare la ricerca è sicuramente la giusta base di partenza per evitare ogni inciampo.
In secondo luogo, è bene considerare le dimensioni della propria azienda: alcune soluzioni SFA si rivolgono infatti solo alle piccole o medie imprese, mentre altre offrono funzionalità di livello corporate. Determinare quale categoria si adatta meglio alle proprie esigenze eviterà ogni tipo di sotto o sopravalutazione.
Un altro fattore importante è l'integrazione con gli altri sistemi software utilizzati dall'azienda: è infatti opportuno cercare una soluzione SFA in grado di integrarsi perfettamente con il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), con gli strumenti di automazione del marketing e con qualsiasi altra applicazione pertinente e già in uso in azienda, o di prossima fruizione.
Per non parlare degli aspetti legati alla sicurezza, criterio fondamentale nella scelta di un fornitore di software SFA: è necessario assicurarsi che siano adottate solide misure di protezione, come la crittografia e il backup regolare dei dati.
Infine, è opportuno tenere conto della facilità d'uso dell'interfaccia del software stesso: quanto più facile è la navigazione e l'utilizzo quotidiano da parte del team di vendita, tanto più efficiente sarà la chiusura degli affari.
L'implementazione di un software di automazione della forza vendita non deve necessariamente essere un compito arduo e complesso: tuttavia, la sua corretta adozione non può prescindere da una pianificazione e da un'esecuzione adeguate.
Per far ciò, è innanzitutto bene assicurarsi che tutte le parti interessate siano d'accordo con la decisione di implementare un software SFA nell’organizzazione, coordinando così l’intento di management, team di vendita e personale IT. Una comunicazione chiara sui vantaggi del software SFA aiuterà certamente a sciogliere eventuali dubbi o resistenze.
Ancora, è bene scegliere un fornitore di SFA che sia in linea con le proprie esigenze e i propri obiettivi aziendali, avendo la giusta accortezza di coinvolgere i principali stakeholder in questo processo decisionale. Una volta scelto il fornitore di SFA, l’azienda dovrà creare un piano di implementazione dettagliato che delinei le tempistiche e le responsabilità di ogni membro del team coinvolto. Bisognerà poi fornire una formazione sufficiente ai dipendenti, in modo che capiscano come utilizzare il nuovo sistema in modo efficace.
Infine, si consideri la possibilità di integrare nella soluzione SFA altri sistemi, come il CRM o gli strumenti di automazione del marketing, per ottenere la massima efficienza, e si esaminino regolarmente le metriche di performance dopo l'implementazione del software SFA per monitorare i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati e identificare le aree in cui è possibile apportare miglioramenti.
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