Excel è un buon strumento di calcolo quando si tratta di organizzare le informazioni in maniera ordinata, ma utilizzarlo come software per la gestione delle vendite può diventare complicato. È meglio adottare soluzioni specifiche come i CPQ (Configure, Price, Quote), nati proprio per facilitare la configurazione di un’offerta e supportare i venditori in tutto il journey di vendita.
Aggiornare di continuo prezzi e listini dei prodotti è compito laborioso per chi, come i commerciali, deve analizzare quotidianamente un certo numero di dati. Affidare la propria attività ai fogli di calcolo di Excel per configurare un prodotto potrebbe trasformarsi in un processo lungo e non semplice.
Excel è un ottimo strumento quando c’è bisogno di organizzare dati e numeri, metterli in ordine, dar loro un senso e una correlazione ad altri elementi.
“Ti inoltro un file Excel con le anagrafiche dei contatti.” “Ho definito una prima analisi del rapporto sulle vendite con Excel.” Quanti di noi avranno pronunciato queste parole più volte quando si sono approcciati ad una prima analisi dati.
Certamente, Excel è uno strumento di calcolo con funzionalità avanzate e in quanto tale permette anche di essere utilizzato come configuratore di prodotto. Inoltre, è a portata di mano di tutti, basta essere provvisti di un pacchetto office e il gioco è fatto. Ci sono però una serie di parametri che un programma come Excel non è in grado di definire, soprattutto quando si tratta di vendite.
Tra i sales team non contano solo i numeri, i prezzi e gli aspetti asettici di una banale vendita, ma sempre più importanza e precedenza hanno il cliente e le sue preferenze. Il percorso migliore da seguire è la combo di due elementi: tecnologia e interesse del cliente. Quest’ultimo deve essere sempre soddisfatto.
Ma Excel non offre un’interfaccia utente intuitiva che porti il venditore e il cliente ad instaurare un rapporto di fiducia in modo semplice e rapido. È più adatto ad una lavorazione dei dati svolta internamente all’azienda, tra chi conosce i numeri ed è quindi in grado di interpretarli. Se occorre mostrare quei dati al nostro interlocutore finale è opportuno, invece, pensare ad un redesign della loro comunicazione.
Torna il concetto della customer experience, quale punto fondamentale di ogni trattativa di vendita: bisogna concedere ai nostri clienti la migliore e più semplice esperienza possibile e consentire loro di alimentare e preservare l’appartenenza al brand e all’azienda. Come?
Con l’utilizzo di un software ad hoc in grado di definire un percorso di vendita semplice e configurare il proprio portafoglio prodotti secondo una gerarchia ordinata, puntuale e precisa.
Stiamo parlando del già preannunciato configuratore CPQ (Configure, Price, Quote). Prima di descrivere alcuni punti di forza di questo software, cerchiamo di capire perché utilizzare Excel sia obsoleto ai fini di un adeguato monitoraggio dell’intero ciclo di vendita.
Perché la gestione delle vendite con excel non è una soluzione ottimale?
Tre motivi per cui Excel è un cattivo alleato per configurare i tuoi prodotti:
1. Rischio di errore: alla lunga si può tradurre in un incubo quando le voci di calcolo diventano tante, le formule si moltiplicano e gli errori sono dietro la “cella” dei mille mila fogli del file. Inoltre, chi apporta modifiche ai fogli non lascia traccia del suo operato, quindi è difficile risalire alla fonte del problema.
2. Modifiche manuali: seppur le attività di vendita siano tra loro differenti nelle diverse imprese, si caratterizzano per lo stesso comun denominatore, ovvero gestire cambiamenti ricorrenti, apportando modifiche in tempo reale. Inserire un nuovo set di specifiche, cataloghi, ordini, ecc., manualmente in Excel, può essere poco gestibile e se il cliente richiede di cambiare qualcosa, il processo si blocca e bisogna ricominciarlo da capo.
3. Non si integra con CRM o ERP: Excel non si integra direttamente con i sistemi CRM (Customer Relationship Management) o ERP (Enterprise Resource Planning). Questo vuol dire che non permette di avere una fotografia dello stato dell’arte della tua attività: inventario, catena di distribuzione o database clienti.
Quindi, Excel potrebbe esser stato un configuratore di prodotto utile 20 anni fa, quando magari ancora non erano stati implementati nuovi strumenti per velocizzare certe attività. Oggi queste soluzioni esistono e il software CPQ ne è la prova: un innovativo tool che ha superato Excel di gran lunga in ogni aspetto.
L’esperienza di utilizzo di una soluzione CPQ semplifica il processo di configurazione, determinazione del prezzo e quotazione degli ordini personalizzati, in modo che possano essere elaborati più rapidamente.
Con questo strumento gli errori si azzerano, la configurazione di un’offerta avviene in modo guidato direttamente nel software, i calcoli complessi sono preimpostati, i risultati definiti in base alle esigenze del cliente. Inoltre, consente di ottimizzare la generazione dei preventivi e abbrevia i tempi di rilascio di un’offerta.
E, diversamente da Excel, il CPQ permette integrazioni con le altre risorse aziendali, ERP o CRM, in questo modo si tiene traccia del database dei clienti e si velocizza la creazione delle distinte base.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi che un configuratore è in grado di offrire alla forza vendita, permettendole di avere maggior controllo sull’intera gestione aziendale, soddisfare maggiormente le aspettative dei clienti e vendere di più.
Take away
- Comparando i due sistemi di configurazione si può dire che è ora di sostituire il caro vecchio Excel con l’innovativo e pratico software CPQ.
- Ad oggi è fondamentale puntare ad una personalizzazione dei servizi e delle offerte con l’utilizzo di strumenti digitali, come il CPQ, proponendo ai clienti l’offerta più tailor-made possibile.
- Aziende e commerciali possono dire addio ai fogli di Excel e sfruttare il CPQ a loro vantaggio per essere più produttivi e aumentare le vendite.
